Como Enviar E-Mail Corporativo?
Autor: Marcos Frauches
Cabeçalho dos e-mails
“Para”, “Cc” (Com cópia) e “Cco (Com cópia oculta)
Ao enviar um e-mail para mais de uma pessoa, fique atento para saber se todos podem conhecer a lista de quem estará recebendo a comunicação.
Atenção, você não tem o direito de divulgar o endereço eletrônico de ninguém, portanto, use sempre que possível o cabeçalho com “Cco” (Com cópia oculta).
Assunto:
O assunto deverá ter no máximo 3 palavras e servirá como titulo ou resumo do conteúdo. Podemos também usar uma palavra que desperte interesse.
Ex.
- “Convocação para reunião de metas”- “Regras para envio de e-mail”- “Informações de faturamento março”- “Tabela de preços e prazos”
Conteúdo:
Para podermos fixar nossa imagem, nossas correspondências deverão seguir alguns padrões:
- Padronize texto / estilo das correspondências (com adaptações)- Facilite a leitura utilizando marcadores e listas- Quebre o texto em pequenos blocos- Prefira frases curtas- Utilize fontes padrão (“Arial” por exemplo)- Não use emoticons ou piadas- Use o corretor ortográfico e um dicionário de sinônimos- Mantenha-o sucinto e cordial e não permita que as discussões por e-mail se - prolonguem por uma eternidade- Decodifique suas mensagens o máximo possível. Diga exatamente como você quer que as coisas aconteçam- Evite ser austero, crítico e ofensivo, pois os resultados podem ser negativos, deixe para as reuniões presenciais- Encoraje as pessoas a responderem usando perguntas. Isso equivale a deixar a porta do seu escritório aberta.
Nossos produtos e serviços precisam ter qualidade e beleza. Nossa correspondência também deverá ter qualidade, beleza, conteúdo e personalidade.
Use português simples e objetivo, informações corretas (confirmadas) e livres de erros de ortografia e gramática.
Assinatura do final da correspondência comercial
Assine com as informações do seu cartão de visitas. Tenha sua assinatura padronizada na configuração do programa que você usa para envio de e-mails.
- Seu nome- Nome da empresa (ou logomarca)- Telefone- Fax- Endereço eletrônico- Endereço completo
Resposta de e-mail
Todo e qualquer e-mail comercial, pode e deve ser respondido imediatamente ao recebimento. Se não for possível, responda no mesmo dia, ainda que seja feito a noite, para que esteja disponível na primeira hora do dia seguinte.
Caso não tenha ainda as informações solicitadas em um determinado e-mail, mostre-se atento enviando uma breve mensagem, algo como:
Prezado Fulano, Com relação a sua solicitação, estou tomando as providências necessárias e retornarei o mais breve possível.
Atenciosamente (Assinatura)
Atenção: Não use resposta automática.
Ao responder um e-mail ou redirecioná-lo:
- Apague também os endereços eletrônicos das "conversas" anteriores
Deixar acidentalmente outras fases da “conversa” anexadas, pode prejudicar as outras pessoas e demonstrar falta de cuidado e postura ética com o próximo.
Padronização
Vale lembrar que devemos ter tudo padronizado, para ganharmos tempo e eficiência.
- Modelo de respostas aos clientes com reclamações
- Modelo de respostas aos clientes solicitando informações
- Agradecimentos
- Informações
- Etc
http://www.artigonal.com/gestao-artigos/como-enviar-e-mail-corporativo-1877346.html
Perfil do AutorMarcos Frauches é palestrante e consultor de Marketing para clientes de diversas áreas (indústria, serviços, produtos e prefeituras.) Desenvolve trabalho de coordenação e direcionamento estratégico e implanta conceitos de marketing e posicionamento de mercado..
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